Diese Richtlinie ist verbindlich für alle Produkte und Dienstleistungen, die ein Lieferant oder Dienstleister („Auftragnehmer“) an HERMED als Auftraggeber oder in ihrem Auftrag an einen Kunden von HERMED liefert bzw. erbringt.
1. Anwendbare Vorschriften
Der Vertragspartner verpflichtet sich bei Ausführung des Vertrags zur Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften, Normen, Verordnungen und Gesetze, insbesondere der medical device regulation (MDR), des Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetzes (MPDG), der Medizinproduktebetreiberverordnung (MPBetreibV), der Medizinprodukte-Anwendermelde- und Informationsverordnung (MPAMIV), des Strahlenschutzgesetzes (StrlSchG), der Strahlenschutzverordnung (StrlSchV), der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) sowie der allgemein anerkannten Regeln der Technik. Er sichert zu, auch seine Subunternehmer sowie von diesen eingesetzte weitere Auftragnehmer entsprechend zu verpflichten.
2. Datenschutz
Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung der Vertragsbeziehung verarbeitet HERMED gemäß der Anlage „Datenschutzinformationen HERMED Dienstleistung“ gegebenenfalls personenbezogene Daten im Anwendungsbereich der DSGVO. Es werden mindestens folgende Kategorien personenbezogene Daten verarbeitet: Kontaktdaten des Vertragspartner und dessen Erfüllungsgehilfen (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Abrechnungsdaten (z.B. Bankverbindungsdaten), Daten zum Zahlungsverhalten, weitere Compliance-Daten sowie Daten bezüglich der Leistungserbringung und deren Qualität. Die zuvor genannten Datenkategorien sind für den Abschluss des Vertrages und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder es bestehen gesetzliche Verpflichtungen zur entsprechenden Datenverarbeitung. Ohne diese Daten kann ein Vertrag nicht abgeschlossen bzw. erfüllt werden.
Der Vertragspartner ist verpflichtet, Informationen über die Datenverarbeitung von HERMED gegenüber den eigenen Mitarbeitern/innen, Erfüllungsgehilfen und Dienstleistern (betroffene Personen) mitzuteilen und in Bezug auf das Vertragsverhältnis die jeweils betroffenen Personen mittels des „Informationsblatt zum Datenschutz“ über die jeweilige Datenverarbeitung zu informieren. Auf Anforderung von HERMED hat der Vertragspartner dies nachzuweisen.
Die Parteien unterstützen sich gegenseitig bei der Erfüllung von Betroffenenrechten nach Art. 12 ff. DSGVO.
Werden im Rahmen dieses Vertrages personenbezogene Daten durch den Vertragspartner im Auftrag von HERMED verarbeitet und genutzt, so ist der Vertragspartner verpflichtet, zusätzlich zu diesem Vertrag eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO vor der entsprechenden Datenverarbeitung abzuschließen und den Weisungen von HERMED zu Art, Umfang und Dauer der Datenverarbeitung zu folgen.
3. Vertraulichkeit
Der Vertragspartner ist zur Vertraulichkeit über Betriebsgeheimnisse, Know-how und sonstiger vertraulicher Informationen verpflichtet, es sei denn, die vertraulichen Informationen sind allgemein bekannt oder werden ohne Verletzung der Geheimhaltungspflicht durch den Vertragspartner allgemein bekannt. Der Vertragspartner hat seine Mitarbeiter und von ihm beauftragte Subunternehmer entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten. Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt auch für die Zeit nach Beendigung des Vertrages, soweit dies im Lichte der Berufsfreiheit der Mitarbeiter zumutbar ist. Er sichert zu, auch seine Subunternehmer sowie von diesen eingesetzte weitere Auftragnehmer entsprechend zu verpflichten.
4. Mindestlohngesetz
Der Vertragspartner verpflichtet sich, bei Ausführung des Vertrags alle ihm aus dem Mindestlohngesetz (MiLoG) obliegenden Pflichten zu erfüllen. Der Vertragspartner verpflichtet sich insbesondere den Mindestlohn an alle von ihm im Inland beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer rechtzeitig im Sinne des MiLoG zu zahlen und die Arbeitszeiten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu dokumentieren. Soweit in dem Bundesland, in dem die Leistung erbracht wird, ein länderspezifisches Mindestentgelt nach Tariftreue- oder Vergabegesetz geregelt ist, verpflichtet sich der Vertragspartner zur Zahlung dieses Mindestentgelts an alle von ihm im Inland beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Er sichert zu, auch seine Subunternehmer sowie von diesen eingesetzte weitere Auftragnehmer entsprechend zu verpflichten.
5. Frauenförderung
Der Vertragspartner verpflichtet sich, das geltende Gleichbehandlungsgesetz zu beachten. Der Vertragspartner erklärt sich abhängig von seiner Unternehmensgröße und nach Maßgabe des Hauptvertrages zwischen HERMED und dem Hauptauftraggeber zur Einhaltung der Verpflichtungen und zur Durchführung der Maßnahmen zur Frauenförderung und/oder zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bereit. Er sichert zu, auch seine Subunternehmer sowie von diesen eingesetzte weitere Auftragnehmer entsprechend zu verpflichten.
6. ILO-Kernarbeitsnormen
Der Vertragspartner verpflichtet sich, den Auftrag ausschließlich mit Waren auszuführen, die nachweislich unter bestmöglicher Beachtung der in den ILO-Kernarbeitsnormen festgelegten Mindeststandards gewonnen oder hergestellt worden sind. Er sichert zu, auch seine Subunternehmer sowie von diesen eingesetzte weitere Auftragnehmer entsprechend zu verpflichten.
7. Umwelt
Der Vertragspartner wird eine umweltfreundliche und möglichst dauerhaft ressourcenschonende Leistungserbringung sicherstellen.
8. Personaleinsatz
Der Vertragspartner verpflichtet sich, bei der Ausführung des Vertrags nur fachlich geeignetes sowie ausreichend geschultes Personal einzusetzen. Darüber hinaus verpflichtet er sich, nur den Anforderungen des Masernschutzgesetzes entsprechende Personen einzusetzen, sofern diese in Einrichtungen gemäß § 23 Abs. 3 S. 1 Infektionsschutzgesetz tätig werden. Auf entsprechende Aufforderung des Auftraggebers hin wird der Vertragspartner die erforderlichen Nachweise personenbezogen übermitteln. Der Vertragspartner sichert zu, auch seine Subunternehmer sowie von diesen eingesetzte weitere Auftragnehmer entsprechend zu verpflichten.
9. Kostenvoranschlag
Wird der Vertragspartner auf Grundlage eines von ihm erstellten unverbindlichen Kostenvoranschlags beauftragt, gilt Folgendes:
Stellt sich während der Durchführung der vertraglichen Leistungen heraus, dass der im Kostenvoranschlag angegebene Gesamtpreis voraussichtlich um mehr als 10 % überschritten wird, ist der Auftraggeber unverzüglich schriftlich zu informieren. Vor Durchführung weiterer Arbeiten ist die schriftliche Freigabe des Auftraggebers einzuholen. Kündigt der Auftraggeber den Vertrag aufgrund der Überschreitung des Kostenvoranschlags, steht dem Vertragspartner nur der im § 645 Abs. 1 BGB bestimmte Anspruch zu.
10. Außerordentliches Kündigungsrecht
Ein wichtiger Kündigungsgrund für den Auftraggeber liegt insbesondere vor, wenn der Hauptvertrag zwischen HERMED und der Gesundheitseinrichtung, bei der der Vertragspartner als Subunternehmer des Auftraggebers tätig ist oder werden soll, endet bzw. sich Änderungen im Umfang der Leistungserbringung ergeben, die sich mittelbar oder unmittelbar auf den Leistungsgegenstand dieses Vertrages auswirken, ohne dass der Auftraggeber dies zu vertreten hat.
11. Verhaltenskodex und Menschenrechtserklärung
Die Vertragspartner verpflichten sich zur Einhaltung allgemein gültiger Compliance-Regeln sowie aller Menschenrechts- und Umweltaspekte gemäß den relevanten Gesetzen. Insbesondere verpflichtet sich der Vertragspartner zur Einhaltung des Verhaltenskodex für Geschäftspartner und der Menschenrechtserklärung, die integrierte Bestandteile dieses Vertrages bilden.
Der Verhaltenskodex für Geschäftspartner sowie die Menschenrechtserklärung sind über den folgenden Link abrufbar:
https://www.vamed.com/de/unternehmen/compliance/ bzw.
https://www.vamed.com/en/company/compliance/ .
Im Fall eines dringenden Verdachts eines Verstoßes gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner und/oder die Menschenrechtserklärung ist HERMED unter Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes zur Überprüfung der Einhaltung des Verhaltenskodex für Geschäftspartner und/oder die Menschenrechtserklärung berechtigt. Hierzu wird der Vertragspartner gegenüber HERMED Auskunft erteilen und Einsicht in relevante Dokumente und Unterlagen gewähren. HERMED darf die Prüfung in den Räumen des Vertragspartners zu dessen regelmäßigen Geschäftszeiten durchführen oder durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Dritte durchführen lassen. HERMED wird darauf achten, dass der Geschäftsbetrieb des Vertragspartners durch seine Tätigkeit vor Ort so wenig wie möglich gestört wird.
In Fällen von Verstößen gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner und/oder die Menschenrechtserklärung ist HERMED nach vorheriger erfolgloser schriftlicher Abmahnung zur außerordentlichen fristlosen Kündigung berechtigt. Im Falle eines schwerwiegenden Verstoßes ist eine Abmahnung nicht erforderlich.